Årsstämma 2021

Aktieägarna i Freja eID Group AB (publ), org.nr 556587-4376, kallas härmed till årsstämma torsdagen den 6 maj 2021.

Med anledning av den fortsatta spridningen av coronaviruset och myndigheternas föreskrifter/råd om undvikande av sammankomster har styrelsen beslutat att årsstämman ska genomföras utan fysisk närvaro av aktieägare, ombud eller utomstående och att utövandet av rösträtt endast kan ske genom att aktieägare förhandsröstar i den ordning som föreskrivs nedan. Information om de vid årsstämman fattade besluten offentliggörs torsdagen den 6 maj 2021 så snart utfallet av röstningen är slutligt sammanställt.

Rätt att delta och anmälan

Aktieägare som genom förhandsröstning vill delta vid årsstämman ska:

dels vara införd i den av Euroclear Sweden AB (”Euroclear”) förda aktieboken onsdagen den 28 april 2021;
dels anmäla sitt deltagande genom att avge sin förhandsröst enligt instruktionerna under rubriken Förhandsröstning nedan, så att förhandsrösten är bolaget tillhanda senast onsdagen den 5 maj 2021.

Förvaltarregistrerade aktier

För aktieägare som har sina aktier förvaltarregistrerade genom bank eller annan förvaltare gäller följande för att ha rätt att delta i årsstämman. Förutom att anmäla sig genom att avge sin förhandsröst, måste sådan aktieägare omregistrera sina aktier i eget namn så att aktieägaren är registrerad i den av Euroclear förda aktieboken per avstämningsdagen onsdagen den 28 april 2021. Sådan omregistrering kan vara tillfällig (s.k. rösträttsregistrering) och begärs hos förvaltaren enligt förvaltarens rutiner i sådan tid i förväg som förvaltaren bestämmer. Rösträttsregistrering som av aktieägare har begärts i sådan tid att registreringen har gjorts av förvaltaren senast fredagen den 30 april 2021 kommer att beaktas vid framställningen av aktieboken.

Förhandsröstning

Aktieägarna får utöva sin rösträtt vid årsstämman endast genom att rösta på förhand genom s.k. poströstning i enlighet med 22 § lagen (2020:198) om tillfälliga undantag för att underlätta genomförandet av bolags- och föreningsstämmor.

För förhandsröstning ska ett särskilt formulär användas. Formuläret finns tillgängligt via länk nedan. Förhandsröstningsformuläret gäller som anmälan till årsstämman.

Det ifyllda och undertecknade formuläret måste vara bolaget tillhanda senast onsdagen den 5 maj 2021. Det ifyllda formuläret ska skickas till Freja eID Group AB (publ), att: Kristofer von Beetzen, Travgatan 88, 194 30 Upplands Väsby. Ifyllt formulär får även inges elektroniskt genom att det ifyllda formuläret skickas med e-post till ir@frejaeid.se. Aktieägare får inte förse förhandsrösten med särskilda instruktioner eller villkor. Om så sker är rösten (dvs. förhandsröstningen i sin helhet) ogiltig. Ytterligare anvisningar och villkor framgår av förhandsröstningsformuläret.

Ombud

Om aktieägare förhandsröstar genom ombud ska skriftlig fullmakt biläggas formuläret. Fullmakten är giltig under den giltighetstid som anges i fullmakten, dock längst fem år. Om fullmakt har utfärdats av en juridisk person, ska kopia av registreringsbevis eller motsvarande för den juridiska personen, som utvisar behörighet att utfärda fullmakten, bifogas. Fullmaktsformulär kan laddas ned via länk nedan, och sänds kostnadsfritt till de aktieägare som så begär och uppger sin post- eller e-postadress.

Aktieägares rätt att erhålla upplysningar

Aktieägarna äger rätt att begära att styrelsen och den verkställande direktören lämnar upplysningar om förhållanden som kan inverka på bedömningen av ett ärende på dagordningen för årsstämman, förhållanden som kan inverka på bedömningen av bolagets eller dotterföretags ekonomiska situation och bolagets förhållande till annat koncernföretag. Styrelsen och verkställande direktören ska lämna sådana upplysningar om det kan ske utan väsentlig skada för bolaget. Begäran om sådan upplysning ska lämnas skriftligen till Freja eID Group AB (publ), att: Kristofer von Beetzen, Travgatan 88, 194 30 Upplands Väsby eller via e-post till ir@frejaeid.se senast måndagen den 26 april 2021. Sådana upplysningar lämnas genom att de hålls tillgängliga hos bolaget, och på www.frejaeid.com, senast lördagen den 1 maj 2021. Upplysningarna skickas också inom samma tid till de aktieägare som så begär och uppger sin post- eller e-postadress.

Övrigt

Årsredovisning och revisionsberättelse, styrelsens fullständiga förslag till beslut enligt ovan samt övriga handlingar enligt aktiebolagslagen, finns tillgängliga på bolagets kontor på Travgatan 88 i Upplands Väsby samt via länkarna nedan. Kopior av nämnda handlingar skickas även kostnadsfritt till de aktieägare som begär det och därvid uppger sin postadress. Handlingarna är även tillgängliga på årsstämman.

Hantering av personuppgifter

För information om hur personuppgifter behandlas i samband med bolagsstämman hänvisas till den integritetspolicy som finns tillgänglig på Euroclears hemsida: https://www.euroclear.com/dam/ESw/Legal/Integritetspolicy-bolagsstammor-svenska.pdf.

Handlingar innan årsstämman:

Kallelse till årsstämma 2021 – Freja eID Group AB

Valberedningens fullstandiga forslag – Freja eID Group

Valberedningens motiverade yttrande – Freja eID Group

Styrelsens forslag till beslut om incitamentsprogram – Freja eID Group

Styrelsens forslag till beslut om emissionsbemyndigande – Freja eID Group

Styrelsens forslag till beslut om A – andring av bolagsordning och B – aktiesplit – Freja eID Group

Proxy form – Freja eID Group

Fullmaktsformular – Freja eID Grojup

Forhandsrostningsformular – Freja eID Group

Årsredovisning 2020 – Freja eID Group

Frågor innan stämma från aktieägare